Neue Mitarbeiter*innen im Team begrüssen? So gelingt das Onboarding!
Erinnerst du dich an deinen ersten Arbeitstag?
Wie ist es dir gegangen, als du das letzte Mal eine neue Stelle angefangen hast? Halte kurz einen Moment inne, und danke mal darüber nach, wie dein letztes Onboarding verlaufen ist:
Wie hast du dich gefühlt, als du das allererste Mal an deinem neuen Arbeitsplatz warst?
Wie schnell und wie gut hast du zu Beginn deine Arbeitskolleg*innen kennen gelernt?
Wie gut hast du dich an deinem neuen Arbeitsort zurecht gefunden? Konntest du dich im Betrieb rasch und gut orientieren?
Wie hast du dich gefühlt, als du nach deinem ersten Tag den Betrieb verlassen hast?
Hast du dich auf den zweiten Tag gefreut?
Und wie war es nach den ersten paar Tagen? Wie war deine Gefühlslage? Fühltest du dich sicher und zuversichtlich? Oder unsicher? Oder vielleicht sogar unzufrieden oder überfordert?
Schreibe dir doch deine Gedanken auf, und lies erst dann weiter.
Diese Zitat stammt aus dem Gedicht "Stufen" von Hermann Hesse. Aber was hat das mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter*innen zu tun, fragst du dich? Aus meiner Sicht ist der Anfang von etwas von zentraler Bedeutung. Das ist jetzt nicht wirklich wissenschaftlich, aber dennoch einen Gedanken wert.
Aus meiner Sicht zeigt die Erfahrung oft, dass der Start von Situationen, Lebensereignissen, Projekten etc. sich dann auf den weiteren Verlauf auswirken kann. Denk einfach mal an Situationen in deinem Leben.
Stellst du auch fest, dass Dinge, die gut begonnen haben, sich dann auch positiv entwickelt haben? Oder dass Dinge, die unter schwierigen Vorzeichen begonnen haben, dann vielleicht auch wirklich schwierig geblieben sind?
Aus dieser Perspektive bekommt das Onboarding und das Begrüssen und "Willkommen-heissen" neuer Mitarbeiter*innen einen besonderen Fokus.
Nimm an der Umfrage teil und siehe, wie andere das Onboarding erlebt habt (anonym):
Wie hast du das letzte Mal dein Onboarding erlebt?
0%Sehr positiv. Hat alles super geklappt!
0%Positiv, hätte es mir aber "besser" gewünscht.
0%SoSoLaLa... hätte besser sein können.
0%Nicht gut. Hat mich verunsichert, war unzufrieden
Als Führungskraft musst du also dafür sorgen, dass der Start gut und positiv beginnt. Und darum geht es in diesem Blog. Du liest hier:
Inhaltsübersicht: Neue Mitarbeiter im Team begrüssen
Du willst neue Mitarbeitende so empfangen, dass sie sich gut ins Team integrieren und auch im Team bleiben wollen? Gleichzeitig ist es für dein Unternehmen aber auch ein Anliegen, die Einarbeitung so effizient und schnell wie möglich zu gestalten und bald wieder zum normalen Arbeitsalltag zurückzukehren?
Gemütlich einarbeiten oder schnell produktiv werden?
Sollen neue Mitarbeiter*inne möglichst schnell produktiv sein? Oder steht das Ankommen und Kennenlernen im Vordergrund? Oft haben Führungskräfte das Gefühl, sich entscheiden zu müssen:
Entweder für das “gemütliche Einarbeiten und Kennenlernen des Teams” oder das “schnelle Kennenlernen der neuen Prozesse, damit die Produktivität aufrechterhalten werden kann”.
Ich sage: Du musst dich nicht entscheiden!
Was "Orientierung" mit einem gelungenen Onboarding zu tun hat
Die Wissenschaft zeigt, dass ein Faktor wesentlich ist, damit neue Mitarbeiter*innen sowohl produktiv werden und sich gleichermassen im neuen Team wohl fühlen. Es geht um den Faktor "Orientierung". Ein Begriff aus der Psychologie, den ich dir später noch etwas genauer erkläre. Zuerst aber mal die Facts:
Wenn neue Mitarbeitende ein Gefühl der Orientierung erleben, dann:
steigt die Arbeitsleistung
steigt die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen (mehr Commitment).
steigt die Arbeitszufriedenheit: Die Mitarbeiter*innen erleben ihre Arbeit positiver
steigt die Passung zwischen Person und Arbeit.
sinken die Kündigungsabsichten.
sinken die Rekrutierungskosten: Mitarbeitende bleiben länger im Team und eine Rekrutierung neuer Mitarbeitenden ist nicht notwendig.
Diese positiven Effekte sind nicht erstaunlich. "Orientierung" ist ein zentrales menschliches Grundbedürfnis. das alle (!) Menschen in sich tragen. Mehr zu Orientierung als Grundbedürfnis findest du hier.
Orientierung steigert also beide Ziele: die Produktivität und Arbeitsleistung, gleichzeitig aber auch die Arbeitszufriedenheit. Du musst bei neuen Mitarbeiter:innen also “nur” dafür sorgen, dass sie möglichst schnell ein Gefühl der Orientierung erhalten.
Warum Orientierung? Eine psychologische Erklärung.
Wenn wir eine neue Arbeitsstelle antreten, ist für uns alles neu: Wo wir unser Auto parken, der Schreibtisch, der Stuhl, der Pausenraum, die Kaffeemaschine und natürlich unsere Teamkolleg*innen und Vorgesetzten.
Die Verarbeitung neuer Informationen beansprucht mehr kognitive Kapazitäten als automatisierte, gewohnte Abläufe.
Es bleiben also weniger mentale Ressourcen für die eigentlichen Arbeitstätigkeiten übrig, wenn wir eine neue Stelle antreten, als wenn wir schon seit Jahren im gleichen Betrieb arbeiten.
Wenn du als Leader*in neuen Mitarbeitenden zu mehr Orientierung verhilfst, schonst du den Verbrauch ihrer Ressourcen. Es bleiben so mehr Ressourcen für die eigentlichen Aufgaben übrig. Zudem fühlen sich neue Mitarbeitende wohl und willkommen.
Tipps für mehr Orientierung im Onboarding
Im folgenden findest du einige Ideen und Tipps, die du umsetzen kannst, damit neue Mitarbeitende möglichst schnell ihr Grundbedürfnis nach Orientierung befriedigen können:
Rundgang
Der “Klassiker” ist ein Rundgang durch die Räumlichkeiten des Unternehmens. Tatsächlich ist das auch sinnvoll. So können sich neue Mitarbeitende einen Überblick über das “grosse Ganze” verschaffen.
Achte darauf, dass du dir dafür Zeit nimmst: Eile nicht durch die Räume! Sie / Er sieht alles zum ersten Mal. Es gibt Vieles zu sehen, zu beobachten und zu verarbeiten.
Herzlich willkommen - das Paket
Damit sich neue Mitarbeitende von Anfang an willkommen fühlen, kannst du ein persönliches Willkommenspaket gestalten. Hier einige Ideen, wie du das Paket befüllen kannst:
Willkommenskarte: Schön, dass du da bist! Alle Mitarbeitenden können unterschreiben.
Notizzettel und Stifte
Kaffeetasse mit dem Firmenlogo
Sheet mit den wichtigsten Ansprechpersonen, die bei Fragen unterstützen und helfen können
Unternehmensleitfaden mit den wichtigsten Werten etc.
Checkliste: Alles, was neue Mitarbeitende wissen müssen, ist auf dieser Checkliste festgehalten. Eventuell kannst du darauf auch die wichtigsten Arbeitsschritte und Prozesse notieren.
Mentoring
Du hast eine Person im Team, die besonders teamfähig und kommunikativ ist? Stelle sie der/ dem neuen Mitarbeiter*n zur Seite
Er/Sie ist Ansprechpartner*in für allfällige Fragen und leistet in den ersten Tagen/Wochen Unterstützung. Es ist sinnvoll, nicht irgendeine Person als Mentor*in auszuwählen.
Wer würde diesen Job gerne übernehmen? Wer lernt gerne neue Leute kennen, ist freundlich, offen, kommunikativ und fair?
Eine Person, die gerne Mentor*in ist, wirkt auf den/ die neue Mitarbeiter*in völlig anders, als eine Person, die Mentor*in sein “muss”. Du kannst auch einfach in deinem Team fragen, wer diese Aufgabe gerne übernehmen würde.
In Traditionen einführen
Nicht nur die offiziellen Arbeitsschritte, Verantwortlichkeiten und Prozesse sind wichtig.
In den meisten Betrieben gibt es inoffizielle Gewohnheiten und Traditionen. Nimm neue Mitarbeitende von Anfang an mit: Gemeinsamer Lunch? Gemeinsame Kaffeepause? Gemeinsamer Drink am Freitag Abend?
Informiere über solche gemeinsamen, inoffiziellen Aktivitäten frühzeitig, so dass die neuen Mitarbeitenden sich dafür Zeit nehmen und sich darauf einstellen können.
Informationen präsentieren: Wer sagt was und wie?
Die Frage "wer sagt was und wie?" ist wesentlich, wen du neue Mitarbeiter*innen im Betrieb begrüsst.
Überlege dir, wie du Informationen präsentieren willst. Dazu gehören die Quelle (wer) der Inhalt (was) und die Form (wie).
Hier einige Vorschläge, aus denen du dir eine passende Kombination aussuchen kannst:
Wer:
Du als Leader:in übermittelst Informationen
Die anderen Mitarbeitenden übermitteln Informationen
Der Hauswart/ die Hauswartin übermittelt Informationen (z.B. für den Rundgang durch die Räumlichkeiten)
Was:
Welche Inhalte sind für euer Unternehmen am wichtigsten?
Wie:
Mündlich oder schriftlich?
Offline oder elektronisch?
Visuell, auditiv oder taktil?
Welche Form und welche Quelle passen zu den Informationen, die du vermitteln willst?
Gemeinsames Ziel
Ein grosses, gemeinsames Ziel zu haben, verhilft allen Mitarbeitenden zu mehr Orientierung.
Nutze das Ankommen neuer Mitarbeitenden für ein “Refreshing” der gemeinsamen Ziele. Stellt euch als Team die Frage "Wo wollen wir hin?” und "Welche Schritte müssen wir unternehmen, um dahin zu gelangen?”
Ausserdem verhilft das Dazugehören zu einem “grossen Ganzen” zum Erleben von mehr Sinnhaftigkeit (mehr dazu findest du hier). Darüber hinaus werden Bindung und Zusammenhalt im Team gestärkt (mehr dazu findest du hier). Beides führt zu mehr Wohlbefinden und Leistung.
Regelmässige Teamsitzungen
Orientierung ist immer wichtig. Nicht nur beim Eintreffen in einem neuen Betrieb. Halte deine neuen, aber auch deine langjährigen Mitarbeitenden auf dem Laufenden:
An welchen übergeordneten Zielen arbeitet euer Unternehmen gerade? Was sind die aktuellen Aufträge, Chancen und Herausforderungen? Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?
Übrigens: Wenn du deine Teamsitzungen wieder ein weniger relevanter gestalten möchtest, hilft dir vielleicht dieser einfache und simple Tipp:
Allgemein gilt das “Trichtermodell”: Vom Grossen zum Kleinen.
Einen Überblick verschafft man sich am Besten, wenn man zuerst im Groben alle wichtigen Elemente und Prozesse kennenlernt und dann die zugehörigen Details.
Vermeide es also, deine neuen Mitarbeiter*innen mit einer Fülle an Details zu überfluten. Führe sie zuerst in die übergeordneten und wichtigsten Prozesse ein.
Wenn sie diese kennen, kannst du Einzelheiten und genauere Infos dazu geben.
Onboarding braucht Zeit!
So wie Leadership im Allgemeinen Zeit und eine gewisse Ruhe braucht, gilt das auch für die Onboarding-Phase. Denn Hand aufs Herz: Auch wenn du als Leader*in alles tust, um möglichst viele Chancen für Orientierung zu schaffen, bleiben den neuen Mitarrbeitenden sicher noch viele Fragen offen. Beispielsweise folgende (oft impliziten) Fragen:
Was wird wirklich von mir erwartet?
Wie kann ich hier akzeptiert werden?
Wie werde ich für gute Arbeit belohnt?
Sieht der Alltag wirklich so aus, wie im Vorstellungsgespräch besprochen?
Wie ist meine Chefin wirklich?
Wie passe ich hier in das Gesamtbild?
Einige dieser Fragen kannst du als Leader*in gar nicht sofort beantworten. Vielmehr brauchen diese Zeit. Deshalb gilt: Gib neuen Mitarbeitenden Zeit, sich im Betrieb und im Team zurechtzufinden. Don't rush it.
Dein Team zeigt Mühe mit Veränderungen?
Neue Mitarbeiter*innen im Team zu begrüssen bringt manchmal gemischte Gefühle mit sich. Während einerseits Freude herrscht, die neue Person zu empfangen, gibt es gleichzeitig einige Veränderungen im Team. Nicht alle bestehenden Mitarbeiter:*nnen reagieren darauf gleich positiv. Wenn dein Team sich mit Veränderungen schwer tut, lernst du hier, wie dein Team im Change positiv bleibt.